Guía para la gestión de recambios y órdenes de trabajo

Introducción a la gestión de recambios y órdenes de trabajo

¿Qué es la gestión de recambios y órdenes de trabajo y por qué es crucial para optimizar las operaciones de servicio?

A modo de contexto, las empresas con altos niveles de satisfacción del cliente (tanto clientes externos como los "clientes" que trabajan dentro de su organización) mejoran su reputación cuando pueden minimizar el tiempo de inactividad mientras envían piezas de repuesto para ocuparse de reparaciones imprevistas.

Estas organizaciones son muy conscientes de la logística de la gestión de piezas de recambio y de cómo respalda sus esfuerzos de gestión de órdenes de trabajo.

Gestión de piezas de recambio

La gestión de piezas de mantenimiento implica la gestión del inventario de piezas en las que confía su organización a la hora de mantener y reparar artículos.

Gestión de órdenes de trabajo

La gestión de órdenes de trabajo, como sugiere la frase, implica gestionar, automatizar y organizar los detalles que se incluyen en las órdenes de trabajo para tareas como el mantenimiento rutinario o preventivo o las instalaciones. Estos procesos de gestión desempeñan un papel importante en la optimización de la eficiencia operativa de una organización.

La gestión de piezas de repuesto y órdenes de trabajo contribuye a la excelencia operativa al garantizar que dispone del número correcto de piezas de repuesto en inventario, incluso en medio de cuellos de botella u otros problemas en su cadena de suministro.

Ayuda a controlar el inventario para no comprar más piezas de las que necesita en un futuro previsible. Los artículos sobrantes pueden languidecer en las estanterías del almacén, envejeciendo hasta quedarse obsoletos o sobrepasar sus fechas de caducidad, lo que es perjudicial para su cuenta de resultados. Y saber que dispone de piezas suficientes para satisfacer las demandas previsibles de mantenimiento y reparaciones de los clientes le permite dirigir su organización con mayor eficacia.

Entre las principales ventajas de implantar un sistema eficaz de gestión de partes de mantenimiento y órdenes de trabajo se incluyen:

- Reducción del tiempo de inactividad: no tendrá que esperar a que lleguen las piezas que faltan si gestiona correctamente su inventario y el uso de piezas de servicio para atender las llamadas urgentes del servicio de campo cuando lleguen nuevas órdenes de trabajo.

- Mejores niveles de servicio : cuando sus sistemas funcionen a la perfección gracias a una mejor gestión del inventario y del mantenimiento, estará en mejores condiciones de complacer a los clientes que esperan reparaciones o mantenimiento.

- Ahorro de costes - Usted ahorra dinero porque utiliza sus recursos de forma más inteligente en lugar de pagar costes más elevados cuando los problemas con la cadena de suministro hacen que los artículos necesarios sean más escasos y caros. Por supuesto, también ahorra dinero cuando minimiza el tiempo de inactividad causado por los equipos de mantenimiento o reparación que esperan la llegada de piezas cruciales.

Componentes clave de un sistema eficaz de gestión de órdenes de trabajo

Una solución de gestión de órdenes de trabajo ayuda a su equipo a trabajar con mayor eficacia. Los elementos esenciales de un sistema de gestión de órdenes de trabajo son la documentación, el seguimiento de pedidos, la categorización de los servicios y piezas necesarios, la programación y el envío:

Documentación - Las órdenes de trabajo que introduce en el sistema dan lugar a documentación escrita, que necesitará tener a mano para mantener los costes bajos (mediante un uso eficiente de los recursos) y cumplir la normativa y superar las auditorías.

Lo último que querría es que los retrasos innecesarios le hicieran incumplir los términos de un acuerdo de nivel de servicio con los clientes. En lugar de pagar penalizaciones por SLA, mantendrá a los clientes contentos y fieles gracias a una mayor eficiencia en la gestión de las órdenes de trabajo y los recambios.

Seguimiento de pedidos - Si dispone de datos precisos sobre las piezas que tiene en inventario, podrá gestionar los pedidos con mayor eficacia. Lo mejor es utilizar un sistema de gestión de órdenes de trabajo basado en software específico para realizar un seguimiento de cada orden de trabajo.

Categorización - El sistema debe facilitar la categorización de las órdenes de trabajo, priorizarlas y garantizar que se asignan a los trabajos de mantenimiento o reparación trabajadores con la experiencia y los conocimientos pertinentes.

Programación - ¿Qué tareas de mantenimiento o reparación son las más cruciales? El uso de la información de categorización le ayuda a determinar si una tarea es urgente y afecta directamente a la seguridad de las personas hasta que se aborda.

Despacho - Los empleados necesitan una orden de trabajo válida para poder despachar personal al lugar correcto. Su sistema de gestión de órdenes de trabajo puede ayudarle a automatizar el proceso de envío, ahorrando tiempo y energía.

Para cumplir sus requisitos de gestionar mejor su inventario de piezas de repuesto y organizar la actividad de mantenimiento, necesitará utilizar la tecnología y el software adecuados, incluidas las aplicaciones que se ejecutan en un ordenador de sobremesa en la oficina, en un portátil o en una tableta empuñada por un trabajador en una llamada de servicio, o en una aplicación móvil que el personal de mantenimiento consulta utilizando sus smartphones. Estas aplicaciones mejoran las capacidades de su sistema agilizando el acceso a información vital en las órdenes de trabajo de mantenimiento.

Buenas prácticas para el control de inventarios y la gestión de piezas

Las mejores prácticas para gestionar eficazmente el inventario de piezas de mantenimiento incluyen el uso de técnicas modernas de gestión de inventarios respaldadas por soluciones de software especializadas, incluidos los análisis JIT (Just-in-Time) y ABC.

Optimice su inventario

Utilice software para llevar un registro de su historial de servicio, de modo que pueda identificar mejor qué componentes o piezas tienden a fallar con más frecuencia y mantener un suministro suficiente. Prestará especial atención a las piezas de bajo coste más demandadas para adaptarse mejor a cada orden de trabajo de mantenimiento.

Justo a tiempo

Establezca un sistema de software de inventario justo a tiempo para evitar quedarse con exceso de existencias y evitar quedarse sin existencias.

Análisis ABC

Priorizará las piezas de servicio más necesarias para sus previsiones de demanda. Preste más atención a la categoría A, que son las piezas de mayor valor con niveles inesperados de demanda, para que no le pille desprevenido. Las piezas de la categoría C tienen menor valor y suelen recibir menos demanda. La categoría B se refiere a las piezas que se sitúan entre la A y la C en términos de demanda y coste.

Las empresas pueden garantizar una gestión precisa y eficaz del inventario de piezas programando auditorías periódicas y utilizando software de gestión de inventarios.

El software le ayudará a elaborar estrategias para minimizar los costes de inventario y maximizar la disponibilidad de las piezas necesarias. Considere la posibilidad de utilizar una solución basada en la nube, para que los equipos remotos puedan acceder a la misma información que las personas en la oficina central.

Implantar con éxito un sistema de gestión de órdenes de trabajo

Estos son los pasos fundamentales para implantar un sistema de gestión de órdenes de trabajo de forma eficaz:

Planifique e investigue qué software necesita para sustituir su sistema de órdenes de trabajo en papel.

Forme a sus trabajadores en el uso de la nueva solución informática.

Pruebe el sistema con pedidos de muestra para preparar a su equipo para el trabajo antes de poner en marcha su sistema de gestión de órdenes de trabajo.

Una vez que llegan los pedidos, como las alertas automáticas sobre mantenimiento preventivo o las peticiones de los empleados, el siguiente paso es utilizar el sistema para programar las tareas que hay que completar, definiendo el alcance y la escala del trabajo.

Las organizaciones se preparan y superan los retos durante la implantación asegurándose de que los trabajadores actuales reciben la formación y el entrenamiento suficientes, e incorporando a los nuevos miembros del equipo con instrucciones sobre el uso del sistema de gestión de órdenes de trabajo.

Entre los problemas de implantación más comunes se encuentran no saber cómo priorizar correctamente las órdenes de trabajo y no consolidar la información. Establezca un centro de información que sea un depósito central de información clave sobre el inventario y las tareas de mantenimiento y reparación.

Para una mayor responsabilidad, evalúe la eficacia del sistema estableciendo indicadores clave de rendimiento (KPI), que indicarán la velocidad de los tiempos de respuesta, estadísticas sobre los índices de finalización y una visión de la satisfacción del cliente (o su descontento con el trabajo facilitado por el sistema).

Tendencias futuras en la gestión de recambios y órdenes de trabajo

De cara al futuro, hay tendencias emergentes en la gestión de órdenes de trabajo y la logística de piezas de servicio a tener en cuenta, incluida la integración de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, que ketteQ ofrece en sus soluciones de software.

La automatización avanzada ayuda a su equipo a trabajar de forma más eficiente, por ejemplo, configurando alertas automáticas para tareas de mantenimiento preventivo y solicitando piezas para completar sus niveles de inventario sin necesidad de que el personal compruebe manualmente lo que tiene almacenado. Los análisis de datos impulsan esta tarea crucial.

Por encima de todo, adopte una mentalidad centrada en el cliente para guiar la forma en que ordena y organiza su inventario de piezas de servicio y prioriza cada solicitud de trabajo.

Estas tendencias repercuten en el futuro de las operaciones de mantenimiento al permitirle realizar las tareas de mantenimiento de forma más eficiente en función de la urgencia (y de los requisitos de seguridad). También evitará problemas como las comisiones por SLA causadas por el retraso en los trabajos de reparación, lo que contribuirá a mejorar los niveles de satisfacción de los clientes.

Los propietarios y gestores prudentes invertirán más en software, tecnología y formación para obtener el máximo valor de su sistema de planificación y gestión de piezas de mantenimiento.

Póngase en contacto con ketteQ para obtener ayuda en la implantación de soluciones para la gestión de órdenes de trabajo hoy mismo

Cuando implanta una solución para la gestión de piezas de repuesto y órdenes de trabajo, impulsa la excelencia operativa al realizar pedidos de piezas de repuesto de forma más eficiente (por ejemplo, utilizando el análisis ABC y las técnicas Just-in-Time) y priorizando qué llamadas de servicio y componentes son los que se necesitan con más urgencia en este momento.

Puede prepararse para el futuro de la gestión de órdenes de trabajo hoy mismo. Prepararse para el futuro incluye instalar una solución de gestión de órdenes de trabajo y aprovechar las modernas soluciones de servicio y entrega de piezas, como las que ofrece ketteQ. Estamos a su disposición para ayudarle a adoptar la tecnología y el software adecuados para su organización y le ayudaremos a mejorar sus procesos de gestión de pedidos.

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