¿Son los sistemas heredados rehenes de su capital?

Cuando pensamos en liberar capital, a menudo nos fijamos en las negociaciones con los proveedores, las estrategias de precios y las reducciones de costes. Pero, ¿y si una de las oportunidades más importantes para liberar efectivo se esconde dentro de su sistema de planificación de la cadena de suministro?

Para muchos responsables financieros, eso es exactamente lo que está ocurriendo.

Los sistemas heredados pueden estar totalmente amortizados en el balance, pero siguen inmovilizando el capital circulante e inflando los costes operativos de una forma que es cualquier cosa menos "gratuita". Y si no se mira con atención, es fácil pasarlos por alto.

Empecemos por el inventario

Los sistemas de planificación tradicionales utilizan reglas estáticas y una lógica conservadora. Basan sus decisiones en suposiciones obsoletas en lugar de en realidades en tiempo real. Para ir sobre seguro, recomiendan tener más existencias de las necesarias, sobre todo cuando hay incertidumbre.

Puede parecer una cobertura inteligente, pero es una trampa para el capital. El exceso de existencias significa más dinero invertido en productos que pueden permanecer inactivos, rebajarse o quedar obsoletos. También aumenta los costes de almacenamiento, los seguros y el riesgo de residuos.

Hemos visto cómo las organizaciones reducían su inventario entre un 10% y un 30% al cambiar a sistemas de planificación adaptativa que pueden responder dinámicamente a los cambios en la oferta y la demanda. Para una empresa de 500 millones de dólares, esto podría significar liberar 25 millones de dólares o más en capital circulante.

Considere ahora la posibilidad de acelerar

Cuando las previsiones son erróneas -y a menudo lo son con las herramientas heredadas-, las empresas reaccionan a toda prisa. Se apresuran los pedidos, se aumentan los fletes y se pide a los proveedores que hagan todo lo posible. Estos costes suelen ocultarse en varias partidas presupuestarias, lo que dificulta su seguimiento.

Pero no te equivoques: están erosionando tu margen.

Aún más peligrosa es la normalización de este patrón. Muchos equipos financieros aceptan los envíos urgentes como el coste de hacer negocios. Pero, en realidad, es un síntoma de escasa capacidad de planificación, no un gasto inevitable.

La cosa no acaba ahí

La pérdida de ingresos es otro efecto secundario. A menudo, los sistemas heredados no pueden integrar señales de demanda significativas ni modelizar escenarios alternativos. Esto significa que las roturas de stock son más comunes, especialmente durante la volatilidad del mercado. Cada venta perdida es un golpe a los ingresos y una oportunidad perdida para fidelizar a los clientes.

Luego está el factor trabajo. Como las plataformas heredadas carecen de flexibilidad, sus equipos se ven obligados a buscar soluciones. Concilian cifras manualmente, validan supuestos entre departamentos y buscan datos que faltan. Estas tareas manuales merman la productividad e introducen errores humanos.

Un camino mejor

Las plataformas de planificación modernas como ketteQ dan la vuelta al guión. Utilizan la IA para modelizar miles de escenarios, detectar señales de demanda en tiempo real y optimizar los planes basándose en probabilidades, no en reglas estáticas. Esto se traduce en menos inventario, mayores índices de llenado y una toma de decisiones más rápida.

Y lo que es mejor, permiten a los usuarios de la empresa -no sólo a los informáticos- realizar ajustes y simulaciones. Eso elimina la dependencia de costosos consultores o de la única persona que "conoce el sistema".

El imperativo financiero

Como Director Financiero, su trabajo consiste en proteger y aumentar el valor de la empresa. Eso significa ir más allá de las líneas presupuestarias tradicionales y descubrir las realidades operativas que conforman el margen, el flujo de caja y el riesgo.

Puede que los costes de los sistemas heredados no aparezcan como una alerta roja intermitente. Pero son muy reales y tienen secuestrado su capital.

Es hora de hacer las preguntas difíciles:

- ¿Cuánto inventario tenemos más allá de lo necesario?
- ¿Cuál es nuestro gasto anual en transporte urgente y reprocesamiento?
- ¿Cuántas horas de trabajo manual se desperdician?
- ¿Qué ganaríamos liberando ese capital y empleándolo en otras cosas?

Las respuestas podrían sorprenderle.
Descargue el informe completo: El coste oculto de los sistemas heredados de planificación de la cadena de suministro: A CFO's Perspective.